情報公開請求の裏側 ― 異動直後に感じたこと

■ 異動直後に感じたこと：問い合わせの難解さ

担当になってみて、まず驚いたのは「文章だけでは読み取れない部分の多さ」でした。資料の所在、作成経緯、保有の有無…。電話やメールでは説明しきれず、こちらも確認のために内部文書をいくつも当たる日々。

一見すると単純な質問でも、裏側では複数部署に照会しないと判断できないケースもあります。「この案件はどの資料に当たるのか」「そもそも保存されているのか」。その確認だけで半日が過ぎることもあります。

公務の仕組みを理解している人は多くありません。だからこそ、できるだけ誤解のないよう、丁寧に答える必要があります。

■ 請求者が窓口に来る背景

窓口に来る方々の背景はさまざまです。「確認したい情報がある」「事実関係を整理したい」「制度の仕組みを知りたい」。いずれも、日常の中でふと気になった疑問や、手続き上の必要がきっかけになっていることが多いように感じます。

そのため、窓口ではまず話を整理し、どの資料に該当するのかを一緒に確認していくことになります。全ての方が制度に詳しいわけではないので、専門用語をできるだけ使わず、伝わりやすい説明を心がけています。

■ まとめ

担当してみて初めて分かるのは、「誰が来ても、その人が必要な情報を受け取れる状態にしておく」ことの大変さです。

完璧である必要はありません。けれど、一歩ずつ整えていくことで、行政としての透明性と信頼につながっていくのだと思います。